همانطور که اشاره شد در نرم افزار پارسیان کاربران می توانند با استفاده از ایجاد، بسته به نیاز خود اسناد حسابداری تولید و ثبت نمایند . حال به طور کامل به تشریح این سند می پردازیم .
در قسمت حسابداری توضیحاتی در ارتباط با حسابداری دوبل و ماهیت حسابها ارائه شد . برای آغاز این قسمت بخشی از آن اطلاعات را مرور می کنیم .
در حسابداری دوبل حسابهای مختلفی وجود دارند که این حسابها یا از نوع بدهکار یا از نوع بستانکار میباشند. بهتر است حساب بدهکار و حساب بستانکار را خارج از مفهوم بدهکار و بستانکار در محاوره در نظر بگیرد.
برخی از حسابها مانند صندوق، هزینهها، اموال ، چکهای دریافتی ، حساب بدهکاران، حساب خرید از نوع بدهکار است.
حسابهای بستانکاران، فروش، در آمد و ، چکهای پرداختی از نوع بستانکار است.
افزایش در حسابهای بدهکاری، حساب را بدهکار و کاهش آن حساب را بستانکار میکند. افزایش در حسابهای بستانکاری، حساب را بستانکار و کاهش آن حساب را بدهکار میکند.
مثلاً وقتی پولی از صندوق برداشته میشود چون حساب صندوق از نوع بدهکاری است و چون موجودی صندوق کاهش پیدا میکند، گفته میشود که حساب صندوق، یا به اختصار صندوق، بستانکار شدهاست. یا مثلاً وقتی پول به بانک واریز می شود چون موجودی بانک افزایش پیدا می کند ، بانک بدهکار می شود . به عنوان مثال زمانی که از بانک پول بابت هزینه برداشت می شود ، چون موجودی بانک کاسته شده ، و هزینه ها افزایش یافته ، بانک بستانکار و هزینه بدهکار می شود .
همانگونه که می دانید در هر سند مبلغ طرف بدهکار با مبلغ طرف بستانکار برابر میباشد. به همین دلیل همواره ثبت اطلاعات در حسابداری دوبل تراز میباشد.
در ادامه به توضیح در ارتباط با امکانات موجود در این پنجره می پردازیم.
در قسمت ردیف جدید می توانیم ردیف حساب جدید را در سند باز کنیم . برای مثال اگر بخواهیم مبلغی را از یک بانک به یک بانک دیگر منتقل نماییم باید دو ردیف بانک باز کنیم . یک بانک ( بانکی که مبلغ از آن برداشت شده) را بستانکار و بانک دیگر ( که مبلغ به آن واریز شده ) را بدهکار می کنیم .
در قسمت ابزارها با استفاده از گزینه کپی شرح به تمام ردیف ها می توانیم شرح نوشته شده در بالای سند را به همه شرح ردیف ها انتقال دهیم .
با استفاده از گزینه درج شرح اتوماتیک ردیف می توانیم شرح ردیف را به شرح اتوماتیک بازگردانیم .
از این دو گزینه جهت بستن یا باز کردن همه ردیف های موجود در سند استفاده می نماییم .
با استفاده از گزینه ردیف ها اتو ماتیک ،بسته شود نیز می توانیم تعیین کنیم که هر ردیف پس از ثبت اطلاعات به صورت اتوماتیک بسته شود یا خیر ؟
در پایان برای ثبت کامل اطلاعات سند ، از دکمه ثبت سند استفاده می کنیم .
جهت بستن یا باز کردن همه ردیف های موجود در سند استفاده می نماییم .