حال زمان تعریف کالاها فرا رسیده است . اکنون ما باید کلیه اقلام موجود در انبار خود را در نرم افزار تعریف نماییم .با انتخاب گزینه تعریف کالا این پنجره باز می شود .
نام کالا را در قسمت اول تعیین می نماییم .
در قسمت دوم واحد شمارش کالا را وارد می کنیم ، واحد کالاها می تواند با توجه به نوع کالا شامل عدد ، لیتر ، کیلوگرم و ... باشد .
قیمت فروش کالا را نیزدر قسمت سوم وارد می کنیم .
حال گروه های از پیش تعریف شده را به کالای خود اختصاص می دهیم .
در قسمت مشخصات تکمیلی سایر اطلاعات را وارد میکنیم .
واحد دوم واحد عمده کالا می باشد ، برای مثال واحد دوم کالاها میتواند کارتن ، بسته ، تن و ... باشد
نسبت واحد، تعداد موجودی کالا در واحد عمده می باشد . برای نمونه در تعداد کیک موجود در یک کارتن 40 عدد می باشد.
واحد سوم واحد بزرگتر از واحد دوم کالا است باشد ، به عنوان مثال واحد شمارش کالای کَره عدد است . هر 20 عدد کره یک بسته می شود بنابراین واحد دوم بسته و نسبت واحد دوم بسته است . هر 10 بسته معادل 1 کارتن می شود بنابراین واحد سوم کارتن و نسبت واحد سوم 200 می باشد .
در صورتی که کالاهای ما دارای بارکد باشند بارکد کالا را وارد می کنیم . این عمل می تواند توسط دستگاه بارکد خوان انجام شود . همچنین اگر قصد چاپ بارکد توسط نرم افزار داشته باشیم ، می توانیم بارکد مورد نظرمان را در این قسمت وارد کنیم . چاپ بارکد از منوی ابزارهای کمکی / سیستم چاپ بارکد امکان پذیر است.
ازقسمت کد فنی جهت تعریف یک کد دلخواه برای اجناس استفاده می کنیم .
باید یادآوری کنیم سیستم به طور اتوماتیک یک کد برای هر کالا در نظر می گیرد و این گزینه برای تعریف کدهای دلخواه است .
در قسمت نوع کالا از بین انواع ارائه شده متناسب با نوع کالا یکی را انتخاب می کنیم .
فروشی برای کالاهایی استفاده می شوندکه خرید و فروش می شوند .
خدمات برای خدماتی ارائه می شوند که توسط ما انجام می شود . برای مثال نصب ، راه اندازی و تعمیر از انواع کالاهای خدماتی هستند .
سایر موارد جهت سیستم تولید استفاده می شود که در بخش آموزش تولید توضیحات کاملی در مورد آنها ارائه شده است .
انبار پیش فرض جهت انتخاب انباری است که بصورت پیش فرض این کالا به آن وارد و از آن خارج می شود . دقت داشته باشید که در زمان ثبت فاکتورها می توانیم انبار را تغییر دهیم .
نقطه سفارش حداقل تعدادی است که می خواهیم همیشه در انبار موجود داشته باشیم . با وارد کردن مقدار در این قسمت در صورتی که موجودی کالای
ما از این مقدار کمتر شده سیستم به ما گزارش می دهد .
سقف موجودی حداکثر تعدادی است که می خواهیم همیشه در انبار موجود داشته باشیم . با وارد کردن مقدار در این قسمت در صورتی که موجودی کالای
ما از این مقدار بیشتر شود سیستم به ما گزارش می دهد .
قیمت مصرف کننده قیمت روی جلد اجناس است . برای نمونه در قیمت فروش محصولی 1500 تومان می باشد اما قیمت مصرف کننده آن 2000 تومان است
این آیتم صرفا جهت اطلاع به مشتریان است و در زمان ثبت فاکتور هیچ کاربردی ندارد .
در قسمت نحوه پرداخت می توانیم شرایط تسویه کالا (مدت زمان تسویه) را وارد کنیم .
قسمت توضیحات نیز اگر توضیحاتی در مورد کالا داشته باشیم می توانیم ارائه نماییم .
همانطور که قبلا هم گفتیم برای هر کالا می توانیم تا پنج قیمت متفاوت در نظر بگیریم . برای مثال قیمت دوم را قیمت عمده نقدی ، قیمت سوم را قیمت عمده چکی ،قیمت چهارم را قیمت همکار در نظر می گیریم و قیمت پنجم را رها می کنیم .
جهت نام گذاری قیمت ها از منوی تنطیمات/تنطیمات کلی گزینه شخصی سازی استفاده می کنیم .
در قسمت وزن جزء وزن هر عدد از کالا را وارد می کنیم . توجه داشته باشید که وزن را برای همه کالاها یا به گرم و یا به کیلوگرم وارد کنید .
با استفاده از آیتم وزن در انتهای هر فاکتور ، شما می توانید وزن کل آن فاکتور را مشاهده و در فاکتور چاپ کنید . همچنین می توانید وزن کل یک حواله ( مجموع چندین فاکتور) را جهت بارگیری داشته باشید .
درصد تخفیف کالا جهت ارائه تخفیف بصورت مجزا بر روی هر ردیف فاکتور استفاده می شود . لازم به ذکر است که اگر درصد تخفیف را در هنگام تعریف کالا وارد نکنیم در هنگام ثبت فاکتور نیز می توانیم این درصد تخفیف را بر روی هر ردیف فاکتور اعمال کنیم .
همانطور که در هنگام تعریف بازاریاب گفته شد در نرم افزار پارسیان علاوه بر امکان تعریف درصد بازاریابی برای هر بازاریاب ، بر روی هر کالا نیز می توانیم درصد بازاریابی لحاظ نماییم . این درصد بازاریابی جهت تشویق بازاریابان برای فعالیت بیشتر بر روی گروهی از محصولات استفاده می شود .
در صورتی که کالاهای ما دارای شماره سریال باشند گزینه مربوطه را انتخاب می کنیم . با انتخاب این گزینه در زمان فروش و خرید این کالا حتما باید شماره سریال آن را وارد نماییم .
همچنین در گزارش انبار امکان مشاهده سریال های فروخته شده و سریال ها موجود از هر کالا را داریم .
چنانچه کالا شامل مالیات بر ارزش افزوده شود مقدار 9% (یا مقدار مصوب برای هر کالا ) را در قسمت مالیات بر ارزش افزوده وارد می کنیم .
در ادامه اگر کالاهای ما دارای رنگ و سایزهای مختلف باشند می توانیم رنگها و سایزهای آن کالا را تعریف کنیم .
با کلیک بر روی کالای تعریف شده ذخیره می شود .
همانطور که قبلا هم گفته شد برای ثبت اطلاعات می توانیم از کلید ترکیبی Shift+Enter استفاده کنیم .
چنانچه بخواهیم کالای تعریف شده را تغییر داده یا حذف کنیم از گزارش ها / گزارش انبار / لیست کالاها با موجودی بر روی کالای مورد نظر راست کلیک کرده و با استفاده از دکمه تغییر مشخصات کالا یا حذف کالا ، کالای مورد نظر را تغییر می دهیم یا حذف می کنیم .
کالای تعریف شده ذخیره می شود .