همانطور که می دانید یک فاکتور علاوه بر مجموع مبالغ کالاها ممکن است اضافاتی مانند باربری یا کسوراتی مثل تخفیف داشته باشد .
برای ثبت کسورات و اضافات فاکتور دو حالت امکان پذیر است .
حالت اول ، ثبت ساده کسورات و اضافات : در این حالت مبالغ ثبت شده از مبلغ کل فاکتور کسر می شود اما برای آن ها سند حسابداری ثبت نمی شود . نرم افزار بصورت پیش فرض از این حالت استفاده می کند.
در این حالت کسورات و اضافات را می توان در قسمت کسر و اضافه فاکتور تعریف نموده و در فاکتورها استفاده کرد .
لازم به ذکر است که اگر این موارد درصد خاصی از مبلغ فاکتور را به خود اختصاص می دهند می توانیم آن درصد را در ستون مربوطه وارد نماییم . همچنین در ستون ضریب عدد 1 جهت اضافات و -1 جهت کسورات استفاده می شود .
حالت دوم ، ثبت سند حسابداری برای کسورات و اضافات : در این حالت برای مبالغ وارد شده در کسورات و اضافات سند حسابداری ثبت می شود . برای فعالسازی این حالت از منوی تنظیمات / تنظیمات کلی / حسابداری گزینه ثبت اتوماتیک سند برای هزینه و درآمدهای فاکتور را فعال می کنیم .
در این حالت نیز کسورات و اضافات را می توان در قسمت کسر و اضافه فاکتور تعریف می کنیم اما علاوه بر ستون های مورد نیاز به ازاء هر ردیف بایستی یک حساب هزینه و یک حساب درآمد نیز انتخاب کنیم .
هزینه ها بایستی از قبل از قسمت تعریف هزینه ها و درآمدها بایستی از قسمت تعریف سرفصل ها تعریف شده باشند .
برای درک بهتر مطلب یک مثال می آوریم .
فرض می کنیم می خواهیم تخفیف را تعریف کنیم . برای تخفیف می توانیم هزینه تخفیف فروش و درآمد تخفیف بر خرید را تعریف کرده و در این قسمت استفاده کنیم . در صورت ثبت فاکتور فروش با تخفیف مبلغ تخفیف در هزینه تخفیف سند خواهد خورد و در صورت اعمال تخفیف در فاکتور خرید مبلغ تخفیف در حساب تخفیف بر خرید سند خواهد خورد .
