برای تعریف اشخاص از نوار تعاريف در قسمت حسابهای اشخاص گزینه تعریف شخص را انتخاب می کنیم .با اين عمل پنجره تعريف شخص جدید باز می شود .
در نام حساب ، نام شخص یا شرکت مورد نظر را وارد می کنیم
سقف اعتباری میزان اعتبار شخص نزد شما می باشد به طور مثال این فرد تا چه میزان میتواند به شما بدهکار شود . دراینجا ممکن است این سوال مطرح شود شاید این شخص یک فروشنده باشد که معمولا شما به او بدهکار می شوید در جواب باید گفت اگر شما چکی به شخص مورد نظر ارائه نمایید که به مقدارِ نیمی از آن کالا تهیه کنید و مابقی به عنوان طلب شما باشد ، آیا این شخص این اعتبار را دارد که مقدار مورد نظر به عنوان طلب شما پیش او باقی بماند یا خیر این همان اعتبار شخص پیش شما می باشد
در قسمت گروه بندی ما می توانیم شخص را در گروه های از پیش تعریف شده قرار دهیم
درصورتي که بخواهيم براي شخص اطلاعات بيشتري وارد کنیم میتوانیم از کليد استفاده نماييم تا قسمت پیشرفته باز شود و امکانات این بخش در اختیار ما قرار گیرد.
در قسمت کد انتخابی می توانیم در صورت دلخواه یک کد برای شخص مورد نظر تعریف کنیم !
لازم به ذکر است که خود نرم افزار یک کد به صورت اتوماتیک به هر شخص اختصاص می دهد و استفاده از این قسمت جهت معرفی کدهای دلخواه ماست .
در قسمت مشخصات معرف می توانیم معرف هر شخص را انتخاب کنیم .
در ادامه در تعریف کالا مشاهده خواهید کرد که برای هر کالا می توانیم پنج قیمت مختلف تعریف کنیم به طور مثال قیمت یک را قیمت خرده دو را قیمت عمده و سه را قیمت همکار در نظر بگیریم . حال هنگام تعریف شخص می توانیم تعیین کنیم که بطور پیش فرض برای این شخص در فاکتور کدام قیمت لحاظ شود .
از کلید افزودن به لیست سیاه جهت قرار دادن شخص در لیست سیاه استفاده می کنیم . چنانچه شخصی در لیست سیاه قرار بگیرد امکان ثبت فاکتور فروش برای او وجود ندارد و تنها مدیر سیستم می تواند با تایید خود برای شخصی که در لیست سیاه قرار دارد فاکتور ثبت کند .
جهت آموزش کاربرد سطح دسترسی به ضمیمه 1 تعاریف مراجعه کنید .
در سربرگ سایر اطلاعات می توانیم برای هر مشتری دو عکس (عکس مشتری و عکس نمونه امضا مشتری ) را ذخیره کنیم . همچنین امکان استفاده از وب کم
نیز در این قسمت فراهم است .
چنانچه از نسخه پخش مویرگی استفاده می کنید ، بازاریاب ، منطقه و مسیر مشتریان را نیز از همین قسمت تعیین کنیم .
تعریف بازاریاب های مختلف از گزینه تعریف/تغییر بازاریاب و تعریف مناطق مختلف از گزینه تعاریف / پخش مویرگی /تعریف منطقه و تعریف مسیرهای مختلف از گزینه تعاریف / پخش مویرگی /تعریف مسیر امکان پذیر است .
برای تعریف آدرس و اطلاعات تماس شخص دکمه تعیین اطلاعات شخص را انتخاب می کنیم .
پنجره ذیل باز می شود.
درقسمت اول آدرس شخص و در قسمت دوم توضیحات مربوط به اطلاعات تماس شخص را وارد می کنیم
در قسمت دسترسی، اطلاعات تماس هر شخص را میتوانیم بصورت خصوصی یا عمومی تعیین کنیم . اگر نوع دسترسی عمومی باشد همه کاربران سیستم میتوانند امکان دسترسی به اطلاعات تماس این شخص را داشته باشند ، اما در صورتی که دسترسی اطلاعات خصوصی باشد تنها مدیر سیستم اجازه مشاهده اطلاعات را خواهد داشت .
حال از قسمت انتخاب نوع می توانیم تلفن ثابت ، موبایل ، فاکس یا ایمیل را انتخاب کنیم و پس از آن در این قسمت شماره را وارد نماییم .
با کلیک بر روی دکمه اطلاعات در قسمت مربوطه ثبت می شود . در ادامه شما باز هم می توانید سایر شماره های مورد نظرتان را به همین شکل ثبت کنید .
پس از اتمام ثبت شماره ها ، کلید را انتخاب می کنیم تا اطلاعات تماس تعریف شده ثبت شود . همچنین با کلیک بر روی دکمه ، کلیه مشخصات تعریف شده ثبت میشود .
چنانچه بخواهیم علاوه بر تلفن ، موبایل ، فاکس ، ایمیل مولفه دیگری به مشخصات شخص اضافه کنیم از گزینه افزودن مشخصات استفاده می کنیم .
استفاده نماييم تا قسمت پیشرفته باز شود و امکانات این بخش در اختیار ما قرار گیرد.
اطلاعات در قسمت مربوطه ثبت می شود . در ادامه شما باز هم می توانید سایر شماره های مورد نظرتان را به همین شکل ثبت کنید .
را انتخاب می کنیم تا اطلاعات تماس تعریف شده ثبت شود . همچنین با کلیک بر روی دکمه 
، کلیه مشخصات تعریف شده ثبت میشود .
